Wir konzipieren, vermarkten, planen und realisieren Events & Markenerlebnisse
Mache deine Marke für deine Kunden, Mitarbeiter und die Öffentlichkeit erlebbar
Erhöhe deinen Customer Lifetime Value durch Bestandskunden Events
Steigere deinen Umsatz durch refinanzierte, vertriebsorientierte Neukundenevents
Unser Leistungsportfolio
Marketing- und Vertriebsevents
Wir konzipieren dein umsatzstarkes Marketing- oder Vertriebsevent für mehr Kundenbindung & -gewinnung, die richtige Branding-Wirkung und mehr Umsatz.
Unabhängig vom Eventformat - ob Seminar, Tagung oder Kongress - und unabhängig von der Größe. Vom 3.000 Personen Kongress bis zum 10 Personen Workshop. Wir packen an - strategisch und organisatorisch. Ganz egal, ob für Bestandskunden, Neukunden, Vertriebsmitarbeiter oder Distributoren.
Wir beraten dich zum richtigen Eventkonzept, -format und -umfang, finden die passenden Locations und übernehmen die Organisation sowie Umsetzung zu 100 % für dich.
Corporate- und Firmen Events
Wir gestalten deine Unternehmensveranstaltungen für interne und externe Stakeholder—sei es eine Weihnachtsfeier, ein Jubiläum, eine Marketingtagung, Firmenfeier oder ein Kickoff-Event.
Mit unserem ganzheitlichen Ansatz sorgen wir für unvergessliche Momente, die deinen Mitarbeitern, Kunden und Partnern nachhaltig im Kopf bleiben.
Von der Konzeptentwicklung über die Auswahl der passenden Location bis hin zur vollständigen Organisation und Umsetzung sind wir dein zuverlässiger Partner.
Auslands- und Experience Events
Wir planen und organisieren dein Incentive, deine Mastermind-Reise oder dein Event im Ausland.
Mit Erfahrungen aus über 10 Jahren von Athen bis Lissabon, kriegst du bei uns das perfekte Event-Setting für die perfekte Gäste-Experience. Wir passen die Experience vor Ort an deine Ziele und unser gemeinsames Konzept an: Von der Hundeschlittentour in Norwegen bis zur Outdoor-Tagung in Nizza.
Wenn gewünscht, begleiten wir dich auch vor Ort und nehmen dir jegliche organisatorische Aufgabe ab.
Kundenstimmen
So läuft die Zusammenarbeit ab
Konzeption und Eventstrategie
Die Eventkonzeption bildet das Herzstück unserer Eventplanung und beginnt mit der Analyse deiner Ziele und Zielgruppen. Wir fokussieren uns auf deine Wünsche und die Erwartungen deiner Teilnehmer um das perfekte Eventkonzept zu entwickeln
Unsere Konzeption ist das Fundament für dein erfolgreiches Event, um messbare Erfolge zu erzielen und einzigartige Wow-Momente zu kreieren.
Die Strategie selbst berücksichtigt deine Budgetierung, die Locationauswahl, die Terminplanung, das Teilnehmermanagement, das Cateringkonzept und weitere wichtige Faktoren. Immer im Einklang mit der gemeinsam definierten Zielsetzung.
Kreation und Detailkonzeption
Die Customer Experience und Attendee Journey deiner Gäste ist das Herzstück unserer Detailkonzeption. Durch kreative Ideen, detaillierte Planung, nachhaltige Materialien und effiziente Umsetzung gestalten wir unvergessliche Eventbestandteile und erzielen maximale Erfolge für dich, welche in Erinnerung bleiben. In dieser Phase visualisieren wir deine Eventlocation präzise, um eine optimale Raumnutzung zu gewährleisten.
Gemeinsam strukturieren wir die Agenda und den Aufbau des Events für die größtmögliche Wirkung bei deinen Gästen. Wir zeigen dir, wie du deine Teilnehmer mitreißt und wann Pausen sinnvoll sind. Zu dieser Phase gehört auch die präzise Kalkulation aller Event-Kosten.
Vermarktung, Ticketing und Teilnehmermanagement
Ein erfolgreiches Event lebt von seinen Teilnehmern. Mit der richtigen organischen Vermarktungsstrategie organisch und/oder mit Social Ads füllen wir dein Event. Durch unser umfassendes Teilnehmermanagement wird jedes Detail von der Einladung, über Info-Mailings, Erinnerungen bis zur Einholung des wertvollen Feedbacks bedacht. Namensschilder, Armbänder, Platzkarten, Programmhefte und Workbooks - was du brauchst, liefern wir.
Wenn gewünscht, übernehmen wir auch das Ticketing und die Abwicklung für dich. Dabei balancieren wir den Mehrwert für deine Gäste mit dem wirtschaftlichen Aspekt optimal aus. Damit sich das Event mehr als nur refinanziert. Dabei arbeiten wir immer zu 100% datenschutzkonform.
Planung und Organisation
Wir bieten dir versiertes Projekt- und Eventmanagement mit langjähriger Erfahrung, geprägt von klarer Kommunikation, Transparenz, effizienten Strategien, Flexibilität und einer proaktiven Herangehensweise.
Durch detaillierte Organisation aller relevanten Details garantieren wir einen reibungslosen Ablauf deines Events und schaffen die besten Voraussetzungen für ein besonderes Erlebnis deiner Besucher. Wir erstellen umfassende Personal- und Einsatzpläne, koordinieren alle Dienstleister und entwickeln eine effektive Kommunikationsplanung, damit alle Beteiligten stets genau wissen, was zu tun ist.
Unsere Projektmanager übernehmen die Briefings und die Disposition aller Leistungspartner, um sicherzustellen, dass alle Aspekte deines Events perfekt ineinandergreifen. Dabei halten wir dein Budget stets im Blick und gewährleisten Kostentransparenz und Budgettreue, sodass deine Veranstaltung nahtlos und mit bestem Erfolgspotenzial realisiert wird.
Eventbetreuung vor Ort
In der Umsetzungsphase realisieren wir unsere gemeinsame Eventvision und koordinieren alle Elemente deiner Veranstaltung. Wir kümmern uns um den gesamten Auf- und Abbau des Eventgeländes, einschließlich Logistik, Technik und Dekoration, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Während der Produktion behalten wir den Ablaufplan im Blick und reagieren flexibel auf Unvorhergesehenes, sodass deine Gäste es gar nicht bemerken.Mit vollem Fokus auf eine einzigartige Event-Experience für jeden deiner Teilnehmer.Genau wie auch in den Vorbereitungsphasen steht dir ein fester Eventmanager zur Verfügung der immer erreichbar ist und stets lösungsorientiert, transparent und budgettreu agiert.
Nachbereitung
Nach dem Event führen wir eine detaillierte Nachbereitung durch, um den Erfolg zu bewerten und wertvolle Erkenntnisse auf allen Ebenen für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen.
Das bedeutet, wir analysieren die Zahlen und Ziel-KPIs, besprechen das finale Budget und alle Mehr- und Minderleistungen, bewerten das Feedback der Teilnehmer und gehen in die gemeinsame Evaluation.
Die entstandenen Medien, Fotos und Videos sind nicht nur Erinnerungsstücke, sondern mächtige Marketing-Tools. Ob als Beitrag auf Social Media oder als Werbeanzeige, Event-Content schafft Vertrauen und lässt das Event auch nach dem Termin weiterleben.
Warum du mit uns ein Event planen solltest?
Planung mit 0815-Eventdienstleistern
oder in Eigenregie
Wenig Event-Erfahrung
Bei der Eventplanung in Eigenregie können unbewusst Fehlentscheidungen getroffen oder die falschen Zulieferer ausgewählt werden. Dies führt zu Zeit- und Geldverlust und kann das Budget oder den Zeitplan sprengen.
Unkontrollierbare Kosten
Mangelnde Erfahrung führt zu einer Vielzahl unvorhergesehener und versteckter Kosten, schlechteren Konditionen aufgrund fehlender Netzwerke und möglicherweise zu unzureichenden Verhandlungsergebnissen.
Kommunikation als Bottleneck
Die Kommunikation mit mehreren Dienstleistern kann durch fehlende Erfarhung, Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede erschwert werden. Wenn die Gewerke nicht wie gewünscht reagieren, steigt dein Zeitaufwand erheblich und die Ablenkung vom Tagesgeschäft ist enorm.
Der Party-Service von nebenan
Du beauftragst den Party-Service von nebenan, oder dein DJ-Kollege übernimmt die Eventplanung. Das mag für eine kleine, lokale Familienzusammenkunft funktionieren, aber im europaweiten B2B-Kontext möchtest du dein Image doch nicht riskieren, falls etwas schiefgeht, oder?
MIT
KplusA Communications
Wir lieben Events
Dank unserer langjährigen Erfahrung und unserem jungen Team profitierst du nicht nur von Expertise, die dir Geld spart und Fehlentscheidungen vermeidet, sondern auch von wilden Out-of-the-Box-Ideen, die deine Marke wirklich erlebbar machen.
Wir lieben KPIs
Sowohl intern als auch extern legen wir vollen Fokus darauf, dein Event zur besten Erfahrung zu machen - dabei agieren wir stets budgettreu, transparent, verlässlich und mit hohen Projektmanagement-Standards.
Fullservice in Zentraleuropa
Durch unser weitreichendes Netzwerk in Zentraleuropa können wir schnell, partnerschaftlich und verlässlich alle Gewerke des Eventmanagements (Location bis Blumendeko) mit einem direkten Ansprechpartner für dich anbieten und koordinieren.
Größenunabhängig
Dank der vielfältigen Mischung unserer Kunden haben wir die passende Erfahrung — von einer 12-Personen-Auslands-Mastermind für eine Personal Brand über 100-Personen-Seminarveranstaltungen bis hin zu Automobilkonzern-Events mit bis zu 3.000 Teilnehmern.
Was bedeutet Fullservice für uns?
Catering
Wir beraten, planen und steuern das Catering, damit dein Event kulinarisch perfekt begleitet wird – individuell und passend zum Konzept.
Recht & Versicherung
Wir kümmern uns um alle rechtlichen Fragen und Versicherungen, damit dein Event sicher und sorgenfrei ablaufen kann.
Werbemittel & Branding
Wir beraten & gestalten individuelle Werbemittel und Event-Branding, die deine Marke perfekt in Szene setzen und im Gedächtnis bleiben.
Technik & Messebau
Wir planen und koordinieren die Technik sowie den Messebau, damit dein Event beeindruckt und technisch einwandfrei läuft.
Regie
Wir übernehmen die Event-Regie und sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft – vom ersten Countdown bis zum letzten Applaus.
Fotos & Videos
Wir beraten, briefen und koordinieren Foto- und Videoteams, damit die Eventdokumentation dein Branding stärkt und maximalen Output liefert.
Inszenierung, Show & Moderation
Wir sorgen für die perfekte Inszenierung, beeindruckende Shows und professionelle Moderation – für ein unvergessliches Event-Erlebnis.
Beratung & Coaching
Wir bieten individuelle Beratung & Coaching, um dein Event zum Erfolg zu führen – von der Planung bis zur Umsetzung.
Betreuung vor Ort
Wir sind vor Ort, um dein Event persönlich zu betreuen und sicherzustellen, dass alles genau nach Plan läuft – für einen stressfreien Ablauf.
Teilnehmer Management & Ticketing
Wir übernehmen das komplette Teilnehmer-Management und Ticketing: vom Ticketkauf bis zur Evaluations-E-Mail.
Event Organisation
Wir übernehmen die komplette Event-Organisation, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst und dein Event reibungslos abläuft.
Event Marketing
Wir steuern dein Event-Marketing – von organischen Strategien bis zu gezielten Werbeanzeigen, um deine Reichweite optimal zu steigern.
Kalkulation
Wir übernehmen die Event-Kalkulation, Budgetierung und Refinanzierung, damit dein Event finanziell transparent und erfolgreich bleibt.
Konzeption
Wir entwickeln kreative Event-Konzepte und Strategien, die exakt auf deine Ziele abgestimmt sind – für maximale Wirkung.
Location & Research
Wir suchen, finden, evaluieren, verhandeln und empfehlen die beste Location europaweit für dein Event.
KplusA Communications:
Die Agentur hinter Kevin Arenja
Kevin ist unser "Excel-Nerd" und Geschäftsführer. Er ist die treibende Kraft hinter KplusA und sorgt für die einzigartigen "Lagerfeuermomente", die Events unvergesslich machen.
Mit einem Studium in Medien- und Eventmanagement, einer Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann, einem MBA und über 10 Jahren Erfahrung, weiß er genau, was er tut.
Sein Know-how behält er nicht für sich: Seit 2020 teilt er als Dozent an der THM in Gießen seine Insider-Tipps und formt damit die Zukunft der Event-Branche.
Mit KplusA will er die Teilnehmer Experience in den Mittelpunkt rücken und Unternehmen durch herausragende Events erlebbar machen!
Unser Erfolgsteam für dein nächstes Event
Kevin Arenja
Geschäftsführung
Carina Wüllner
Backoffice
Johanna Klein
Marketing
Benedikt Hofemeister
Eventmanagement
Lara Kampshoff
Eventmanagement
Nina Rosenberger
Eventmanagement
Lucian Hieret
Eventmanagement
Charlotte Rüter
Eventmanagement
Werde Teil unseres Teams. Wir suchen dich!
So einfach kannst du mit uns zusammenarbeiten
Termin buchen
Klicke auf einen der orangenen Buttons, der dich direkt zu unserem Terminkalender weiterleitet. Wähle einen passenden Termin für dein kostenloses Konzeptionsgespräch und hinterlasse uns deine Kontaktdaten.
Erstgespräch
Wir werden uns telefonisch bei dir melden und dein Vorhaben kurz gemeinsam durchgehen.
So können wir sichergehen, dass sich eine Zusammenarbeit für beide Seiten lohnt.
Konzeptionsgespräch
Passen deine Vorstellungen zu unserer Dienstleistung, geht’s für dich mit Kevin Arenja ins Konzeptionsgespräch.
Dort bekommst du von ihm eine Empfehlung für das richtige Format deines Events samt Konzept-Vorschlägen und Finanzierungsmöglichkeiten.
Umsetzung
Nun kommt der spannende Teil: Die Realisierung deines Events.
Von der Locationsuche über die Prüfung und Auswahl der Dienstleister bis hin zu Ticketing, Werbemittel, Auf- und Abbau sowie Betreuung am Eventtag. Du kannst dich also voll und ganz aufs Gastgeber-Sein fokussieren!
Häufig gestellte Fragen
Welche Arten von Veranstaltungen organisiert die KplusA Communications GmbH?
Wir realisieren alle Arten von Business Events ab 10 Personen.
Hierzu zählen:
- Konferenzen, Seminare & Workshops
- Incentive- & Mastermind-Reisen
- Kunden- und Partnerveranstaltungen
- Networking-Events
- Unternehmensinterne Events, wie: Jahrestagungen, Vertriebstagungen, Weihnachtsfeiern, Firmenjubiläen
Wie funktioniert die Kommunikation?
Bei einer Zusammenarbeit treffen wir uns zwei bis drei Mal offline – zum Beispiel für eine Locationbesichtigung, einen Strategieworkshop und natürlich das Event selbst.
Alles andere machen wir bequem online über Zoom oder Microsoft Teams.
Zu Beginn des Projekts bekommst du Zugriff auf einen gemeinsamen Projektordner und kannst einer WhatsApp-Gruppe mit dem/der Projektleiter/in beitreten. Du erhältst je nach Bedarf wöchentlich oder alle zwei Wochen ein 30- bis 60-minütiges Update.
Was passiert, wenn das Event abgesagt werden muss?
Wir arbeiten sehr strukturiert und vereinbaren klare Stornokonditionen sowohl intern als auch mit all unseren Leistungspartnern.
Dadurch ist zu jedem Zeitpunkt eindeutig, welche Optionen zur Verfügung stehen: Verschieben, Absagen usw.
Aus unserer Erfahrung wissen wir, wie man auch in solchen Fällen passende Lösungen für die Teilnehmer findet, um Unmut und unnötige Kosten zu vermeiden.
Organisiert KplusA auch internationale Events?
Ja, wir haben bereits Events in über 45 europäischen Städten organisiert, darunter z. B. Lissabon, Mallorca, Rom und Amsterdam.
Wie refinanzieren sich eure Events von selbst?
Bei vertriebsorientierten Events legen wir einen hohen Fokus auf refinanzierende Konzepte.
Wir erarbeiten hierbei verschiedene maßgeschneiderte Möglichkeiten, die auf deine Marke und deine Ziele abgestimmt sind.
Wir konzipieren individuelle Strategien, um dein Event durch gezielte Einnahmequellen zu refinanzieren. Beispielhafte Refinanzierungsmöglichkeiten sind Ticketing, Sponsoring, Aussteller oder Fördermittel.
Im Rahmen eines persönlichen Konzeptionsgesprächs besprechen wir diese Optionen ausführlich und finden die passende Lösung für dein Event.
Wie läuft der Planungsprozess für ein Event ab?
Unsere Eventprojekte gliedern sich in vier wesentliche Phasen: Konzeption, Organisation/Planung, Durchführung vor Ort (inklusive Aufbau, Eventbetreuung und Abbau) sowie Nachbereitung und Evaluation.
Buche jetzt dein Konzeptionsgespräch!
Klicke auf den Button, um deinen Termin zu buchen. Das Gespräch ist kostenlos & unverbindlich und soll dir zeigen, wie deine Veranstaltung mit uns an deiner Seite aussehen kann.
